ブログを書き、SNSを更新し、講座の動画を見て、新しい商品の準備もする。本業が終わってから毎日何かをしているのに、必要な仕事が終わらない。「もっと効率よく動かないと」と考えていないでしょうか。
やることが多すぎるときは、すべてを速くこなす方法を探す前に、今続ける必要がある作業を選び直します。お客様への約束を守る仕事と、それ以外の活動を分け、後者を「続ける・減らす・休む・終える」に振り分ける方法です。
ただし、反応が少ないから即座にやめる、苦手だから全部手放す、ということではありません。その作業の役割と、止めた場合の影響を確認して判断します。
今回は、本業の収入で生活を支えながらコーチングを仕事として育てる方へ、作業を減らすための具体的な見直し方をお伝えします。
忙しさの原因を、能力不足だけにしない
一つひとつは必要そうに見えても、全部を同じ時期に行えるとは限りません。以前学んだ方法に、新しく知った方法を追加し続ければ、仕事は増えていきます。
例えば、最初はブログだけだったのに、動画も必要だと思って始め、交流会にも参加し、毎日の投稿も続ける。どれも単独では役に立つ可能性があります。しかし、使える時間との釣り合いは別に考える必要があります。
終わらないたびに自分のやる気を疑う前に、そもそも引き受けている作業が多すぎないかを見てください。時間の使い方の問題と、仕事の総量の問題を分けるのです。
本業、睡眠、生活の予定を削ることから始める必要はありません。まず、事業のために使っている時間の中で、目的が重なる作業や、役割を説明できなくなった活動を探します。
減らすことは、コーチングを仕事にする目標を小さくすることとは違います。今取り組む仕事を選び、その仕事を終えられる状態にするための判断です。
最初に、勝手に止めてはいけない仕事を分ける
作業を減らす前に、お客様と約束した面談、返信、資料の提供などを別に書き出します。申込みを受け付けている窓口の確認も、発信の更新とは分けて扱ってください。
例えば、SNSの新規投稿を休むことと、そのSNSで受け付けた相談の連絡を放置することは違います。投稿を止めても、相手への対応が残っているなら、その対応方法を決める必要があります。
提供中のサポートが負担になっている場合も、自分の都合だけで突然なくしません。合意している内容を確認し、変更が必要なら相手と相談します。これから募集する商品の条件を見直す話と、今の契約を履行する話を混ぜないことです。
そのうえで、まだ誰にも提供を約束していない新企画、習慣で続けている情報収集、試しに始めた発信などを見直しの対象にします。
「売上に直結しないから不要」とも限りません。記録の管理や連絡先の確認など、事業を安全に続けるための仕事もあります。目立つ成果が出るかだけで選ばないでください。
作業名の横に「何のためか」を一行で書く
見直す候補は、「集客」「勉強」といった大きな名前ではなく、実際にしていることを書きます。「投稿用の画像を作り直す」「新しい講座の案内を読む」「同じ記事を別の媒体向けに書き換える」といった単位です。
それぞれの横に、その作業が誰の何に役立つかを書きます。見込み客に存在を知ってもらうためなのか、提供内容を理解してもらうためなのか、自分が支援に必要な知識を確かめるためなのか。
さらに、直近で何が確認できたかを添えます。相談で話題に上がった、案内ページまで読まれた、実際の面談準備で使った、あるいは何も確認していない、という記録です。
確認していないことと、役に立っていないことは同じではありません。数字を取っていなかったり、始めて間もなかったりするなら、その段階で不要とは言い切れません。
一方、「他の人がやっているから」「やめると不安だから」しか理由が出てこない作業は、立ち止まって考える候補になります。その活動が悪いという結論ではなく、自分の事業での役割が曖昧だということです。
続けるか、やめるかの二択にしない
整理するときは、四つの扱いを用意すると考えやすくなります。
「続ける」は、今の役割があり、その役割を果たすために現在の作業が必要なものです。お客様が実際に使っている案内や、提供に必要な準備などが候補になります。
「減らす」は、役割はあるものの、今の回数や仕上げ方までは必要か分からないものです。例えば、内容を伝えるための資料で、細かな装飾の修正を何度も繰り返しているなら、確認する範囲を決められます。
「休む」は、今すぐ必要ではない、または効果を判断する前提が整っていないものです。再開する条件を残し、いったん予定から外します。放置して忘れるのではなく、意図して保留にする扱いです。
「終える」は、目的を終えたもの、同じ役割の別作業に統合できるもの、今の事業では使わないと決めたものです。過去に役立ったことでも、永久に続ける必要があるとは限りません。
ここでいう終了は、記事や資料をすべて消すことではありません。更新を終えて残す、必要な情報を別の場所へまとめるなど、残し方も別に判断します。削除を急ぐ必要はないのです。
仮の例：新しい発信を増やす前に、作業を二つ減らす
ここからは考え方を示す仮の例です。実在のお客様の事例や、成果の出る標準的な配分ではありません。
会社員として働くコーチが、平日の夜と休日に、ブログ、二つのSNS、動画講座の視聴、新しいセミナーの準備を行っているとします。既存のお客様への対応は続けられていますが、新しい相談者向けの案内が未完成です。
この場合、まず守るのは現在のお客様への対応です。その時間まで新しい企画に移さないようにします。次に、それ以外の作業の役割を確認します。
一つ目のSNSは、実際の相談で「投稿を見た」と言われた記録があります。二つ目は、他の人に勧められて始めましたが、誰に何を伝える場なのか決まらないまま、投稿の加工に時間を使っています。
そこで二つ目の新規投稿をいったん休みます。ただし、プロフィールに申込み窓口として載せているなら、その案内を確認し、連絡が来たときの対応は残します。一つ目まで一緒に止めるのではなく、役割ごとに判断するのです。
動画講座は、毎回最初から見る習慣をやめ、今作っている案内に必要な部分だけ確認する形へ減らします。セミナーの準備は、案内が整い、募集できる見通しが立つまで休むと決めます。
空いた時間は、未完成の案内を整えるために使います。「少し楽になったから、別のSNSも試そう」とすぐに埋め戻さないことです。
この見直しで契約が増えるとは限りません。ただ、今どの仕事を完成させるために、何を減らしたのかは明確になります。そこが、忙しいまま作業を入れ替えるだけの場合との違いです。
反応がない活動ほど、止める前に確認する
発信への反応が少ないと、媒体そのものをやめたくなるかもしれません。しかし、対象の人に届いていないのか、内容が必要とされていないのか、次の案内が見つからないのかで、見直す場所は変わります。
例えば、記事は読まれているのに申込み先が分かりにくいなら、記事を書く活動を全部止める前に、案内を確認する余地があります。逆に、対象者との接点を作る目的なのに、同業者との交流だけで時間が終わっているなら、使い方を見直せます。
作業の役割に合った材料で判断してください。支援に必要な勉強を、すぐに売上にならないという理由だけで不要にすることも違います。
短い期間の数字だけでは判断しにくい活動もあります。特に、接点自体が少ない段階では、申込みが一件もないことだけで結論を急がないでください。
とはいえ、確認材料がないまま無期限に続ける必要もありません。「何が分かれば判断できるか」を決め、その確認に必要な範囲で続けるという選び方ができます。
休むときは、再開の条件まで書いておく
休止を決めても、「いつかまたやる」とだけ書いてあると、気になり続ける場合があります。再開を考える条件を残しておきましょう。
新しいセミナーなら、「既存の案内が完成し、対象者から扱ってほしいテーマを確認できたら再検討する」といった条件です。単に来月になったら全部再開するのではなく、何が整えば再開する意味があるかを考えます。
あわせて、見直す日を一つ置きます。その日に必ず再開するという約束ではありません。条件が整ったか、今も必要かを確認する日です。必要性がなくなっていれば、そのまま終了にしても構いません。
休む対象、止める範囲、残す対応、再開条件、見直す日。この五つを書けば、「とりあえず全部やめた」とは違う判断になります。
例えば「新しい投稿は休むが、連絡の確認は続ける」と書くだけでも、止める範囲が分かります。関係する人がいる場合は、必要な案内も済ませてから休止してください。
「せっかく続けたのに」が判断を止めていないか
長く続けた活動ほど、やめると過去の努力まで無駄になるように感じるかもしれません。講座にお金を払ったから、すべての内容を今すぐ実践しなければと思う場合もあるでしょう。
ただ、過去に使った時間と、これから使う時間は分けて考えられます。これまでの経験や作った資料は、活動を休んだから消えるわけではありません。
問いを「ここまで頑張ったのだから続けるべきか」から、「今の条件で新しく始めるとしたら、この作業を選ぶか」に変えてみてください。選ぶなら理由を書き、選ばないなら、続ける理由が過去の努力だけになっていないかを確かめます。
反対に、難しい判断を避けるために、必要な仕事までやめようとしていないかも確認します。商品を案内することが怖いから、案内を全部なくして情報収集だけに戻るなら、総量の調整とは別の問題です。
一人では区別しにくいときは、何を目指し、どの作業に何を期待し、どこで止まっているかを他の人に説明してみます。続けることだけでなく、やめることにも思い込みが入り得るのです。
まとめ：減らす対象ではなく、残したい役割から考える
やることが多すぎるときは、顧客への約束を先に分け、そのほかの作業の役割を確認します。続ける、減らす、休む、終えるを選び、止めた場合の影響と再開条件も書いてください。
私は、ビジネスへの集中は、生活のすべてを犠牲にすることではなく、今必要な仕事に取り組めるように選び直すことだと考えています。
まず一つ、習慣で続けている作業を選んでください。「何のためか」「今の量が必要か」「減らしたら何に時間を使うか」。この三つを確かめることから始められます。
よくある質問
更新を休むなら、過去の投稿も消した方がいいですか？
休止と削除は別です。役立つ情報は残せます。ただし、終了した募集や古い連絡先が載っているなら、読者が迷わないように確認します。一括削除を決める前に、今も読まれている内容や、他のページからのリンクを確かめてください。
作業を外注すれば、やめるものを決めなくてもよいですか？
外注は実施方法の選択であり、その作業が必要かどうかの判断とは別です。目的が曖昧なまま任せると、依頼や確認の仕事も増えます。必要な役割と仕上がりを決めてから、自分で行うか、依頼するかを検討してください。
減らした後、問い合わせが少なくなったらすぐ戻すべきですか？
まず、連絡窓口や申込み導線を誤って止めていないか確認します。そのうえで、いつ、どの経路の問い合わせが変わったかを見ます。休止以外の変化や件数の少なさも考慮し、必要なら範囲を絞って再開します。一度の増減だけで原因を決めないことです。
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