体験セッションで継続サービスを説明した後、「少し検討します」と言われた。お礼を送った方がよいのか、何日後に確認するのか、連絡しないと忘れられるのではないか。そう考えて、送る文章を何度も書き直していませんか。
まず、その言葉だけで見送りとも契約の見込みありとも判断せず、何を確認したいかと、次の連絡を希望するかを本人に聞きます。その後は、読み返せる情報を渡し、相談した方法で連絡します。追加の説得を重ねる前に、判断に必要なものが揃っているかを確認してください。
今回は、本業を続けながらコーチングを提供する方へ、体験セッション後の連絡を整える方法をお伝えします。契約を保証する追客の台本ではなく、本人が利用を判断できるやり取りの作り方です。
「検討します」の意味は、一つではない
日程を確認したい、費用を考えたい、支援の内容を読み返したい。いったん持ち帰って判断したい理由は、人によって違います。現時点では見送りたいけれど、直接は言いにくい場合もあるでしょう。
だから、「検討するということは、ほぼ断られている」と決める必要も、「興味があるから押せば決まる」と考える必要もありません。返事に含まれていない事情を、こちらの不安や期待で補わないことです。
その場では、「承知しました。判断する前に、確認しておきたい内容はありますか」と尋ねる方法があります。本人が答えてくれた範囲で、不足している情報を確認します。
ここで、断る理由を全部聞き出そうとしないでください。まだ考えがまとまっていない人もいます。「今は特にありません」と言われたら、その返答も受け取ります。
私は、相手が考えている時間を、契約が逃げる時間とだけ捉えると、必要のない説明や条件変更を増やしやすくなると考えています。まず何を判断する段階なのかを確かめましょう。
面談が終わる前に、次の連絡を相談する
後から連絡するかどうかを一人で悩まないために、面談の終わりに手順を相談します。説明資料を送ってよいか、質問をどこへ送れるか、こちらから確認する連絡を希望するかを聞きます。
例えば、「今日ご説明した内容をメールでお送りします。ご質問は、そのメールへ返信いただけます。こちらから改めて確認の連絡をする方がよいでしょうか」と伝えられます。
本人が連絡を希望するなら、時期を相談します。仕事の予定を見てから判断したいなら、確認できる頃を聞きます。コーチが毎日連絡したいという理由で、相手にも同じ頻度を求めないことです。
本人から連絡する形を選んだ場合は、質問や申込みの窓口を分かるようにします。こちらから確認する予定がないのに、後から何度も状況を尋ねる前提に変えないようにしてください。
一方、募集に実際の締切があるなら、先にその日と理由を伝えます。開始日や提供枠の都合など、判断に関係する事実を共有します。相手を急がせるために、その場だけの期限を作る必要はありません。
期限までに何をすると、どの手続きが進むのかも説明します。質問を送る期限なのか、申込みの期限なのか、参加枠が確定する条件なのか。言葉を曖昧にしないことです。
最初のメールは、お礼と判断材料をまとめる
面談後のメールには、お礼に続けて、今回案内した支援の目的、提供内容、条件、次の手順をまとめます。話した順番を全部再現する必要はありません。本人が後から探す情報を選びます。
例えば、期間と回数、実施方法、面談以外の対応、料金の総額、開始時期、利用に関わる条件です。すでに案内資料に揃っているなら、その資料と確認する場所を示せます。
本人に関係する一文も添えられます。「今回お話しされていた、活動の優先順位を整理し、試した内容を振り返るための支援としてご案内しました」という形です。
ただし、本人が話していない悩みを、こちらが追加しないでください。「このままだとずっと稼げません」など、面談の内容から確認できない未来を断定する必要はありません。
個別の相談内容を長く書き直す場合も、検討に必要な範囲に留めます。他の人に見せて検討する可能性のある資料へ、本人や第三者の私的な事情を詳しく転記しないようにします。
最後に、質問先と申込み方法を分かる位置に置きます。資料を受け取ったことが申込みを意味するわけではないので、どの手順で本人の希望を伝えるのかを示してください。
仮の例：日程を確認したい人へ送る案内
ここからは、連絡の作り方を示す仮の例です。実在の相談者の会話、私の商品の提供条件、契約が決まった文面ではありません。
会社員の相談者へ継続支援を案内したところ、「来月の仕事の予定が出てから考えたい」と言われたとします。面談では、支援内容の資料を送り、翌週に一度確認することで本人と合意しました。
最初のメールの中心部分は、次のように書けます。
「本日はお時間をいただき、ありがとうございました。活動の優先順位を整理し、実行後に見直す支援について、内容と利用条件をまとめた資料をお送りします。
日程については、来月の勤務予定をご確認いただいてから検討されるとのことでした。面談でご相談したとおり、来週木曜に一度、確認のメールをお送りします。
資料の中で分かりにくい点があれば、このメールへ返信でお知らせください。申込み方法は資料の末尾にあります。今回の資料送付だけで、申込みが確定することはありません。」
ここでの木曜という曜日は仮の設定です。実際には、相手と相談した日と、自分が対応できる日を使います。資料に載せた条件と、メールで説明した条件を一致させてください。
この例では、前向きな気持ちを強くする言葉を増やすより、何を確認し、いつ連絡し、どこへ質問できるかを明確にしています。本人が判断するための待ち時間も、連絡の手順に含まれています。
約束した日に確認するときは、用件を一つにする
確認の連絡では、もう一度長い商品紹介を始める必要はありません。前回何を待っていたかを短く示し、現在の希望や未確認の点を聞きます。
仮の例なら、「勤務予定を確認してからご検討されるとのことでしたので、ご相談した日に連絡しました。日程や支援内容について、まだ確認したいことはありますか」と書けます。
検討を続けたい場合、見送りたい場合、予定がまだ分からない場合もあります。どの返答も、次の手順を決める情報として扱います。「どうでしたか」だけでなく、何について尋ねているかが分かる文面にしてください。
まだ日程が分からないなら、現在の募集条件で待てるかを確認します。提供枠をいつまでも確保できるように見せず、今案内できる条件を説明します。
見送ると返答されたなら、それを受け取ります。理由を教えてくれた場合は、説明に不足があったかを振り返れますが、返答を変えるために反論を続けないことです。
確認のメールで、体験セッションを受けたことへの義理や、相談に時間を使ったことを持ち出して契約を求めないようにします。相談したことと、継続サービスを買うことは別の判断です。
質問が来たら、内容に答えてから次を確認する
「メール対応はどこまで含まれますか」「開始を少し遅らせられますか」など、質問が届くこともあります。質問があるから申し込むはず、と先回りせず、尋ねられた内容へ答えます。
今決まっている条件を説明し、対応できないことはその範囲も伝えます。まだ決めていないことなら、推測で約束せず、確認して返答する日を伝えます。
相手の希望に合わせるために、無制限の連絡や、追加の制作代行をその場で付けないことです。本業があるコーチは、契約後も守れる条件かを確認する必要があります。
説明した後は、「この回答で、確認したかった点は分かりましたか」と尋ねられます。答えたつもりでも、相手が知りたかったことと違う場合があります。
質問への回答と、再度の申込み催促は分けて考えてください。条件が分かったうえで利用を検討するかどうかは、本人が選びます。丁寧に答えることが、必ず契約につながるという保証もありません。
返信がないときは、事実と推測を分ける
約束した日に連絡しても、返信がないことはあります。送ったという事実と、相手が読んで理解したという判断は別です。無反応だけで、忙しい、嫌われた、興味がないと確定させないでください。
まず、送信先や資料の添付、返信できる窓口、件名を確認します。質問なのか、お知らせだけなのかが曖昧な文章になっていないかも読み直します。
追加の案内が必要な場合は、これまで相談した連絡方法と、募集の条件に沿って判断します。「返信するまで毎日送る」というやり方を、相手の希望を確認せず始めないことです。
締切があるなら、現在案内している募集がいつまでかを伝えられます。ただ、返答がないことを契約への同意と扱ったり、本人の意思を推定して手続きを進めたりしないようにします。
断る返答や、連絡を望まない意思が示されたら、それを尊重します。別の連絡先を探して説得を続ける必要はありません。連絡を終える条件も、提供者側で考えておくと判断しやすくなります。
本業のあるコーチは、連絡予定を記録に残す
体験セッションが増えると、誰が検討中で、何を待っているかを記憶だけで管理するのは難しくなります。必要な進行を、短いメモに残してください。
記録するのは、資料を送った日、本人が確認したいこと、合意した次の連絡日、質問への返答が残っているかなどです。「見込みが高い」という印象だけでは、次の作業が分かりません。
例えば、「勤務予定を確認中。資料送付済み。木曜に本人の希望に沿って確認する」と書けば、何を待っているかが分かります。コーチからの連絡を希望しなかった場合は、そのことも残します。
あわせて、自分が対応する時間を予定に入れます。面談だけで予定を埋めると、質問への回答や約束した連絡が後回しになります。連絡を含めて提供できる人数を考えることです。
振り返りでは、送った回数だけを評価しません。必要な情報を渡せたか、質問に答えたか、合意した連絡を守ったかを見ます。契約しなかった人への対応にも、直せる説明や手順があるかを確認します。
まとめ：検討を進めるための連絡を用意する
「検討します」と言われたら、確認したいことと次の連絡を相談します。お礼と読み返せる判断材料を送り、質問へ答え、合意した方法で連絡してください。
本人の選択を変えようと説明を足し続けるより、今の判断に必要な情報があるかを見ることです。返答がないときも、送信した事実と相手の意思を分けて扱います。
次の体験セッションでは、最後に「資料をお送りした後、どのように連絡するのがよいでしょうか」と確認してみてください。面談後に一人で悩む前に、連絡の手順を共有できます。
よくある質問
確認の連絡は、何日後に送るのが正解ですか？
一律には決められません。本人が何を確認するか、募集の締切、自分の対応できる時期を踏まえて相談します。固定の日数だけで運用する場合も、面談で違う希望を聞いたら、その希望との整合を確認してください。
連絡の方法を相談せずに面談が終わった場合は？
案内済みの窓口と条件に沿って、お礼と必要な資料を送り、質問先を伝える方法があります。追加の確認連絡を希望するかも尋ねられますが、返信がないことを希望したと扱わず、繰り返し連絡する前提にしないことです。
「今回は見送ります」と言われた後も、講座を案内してよいですか？
継続支援の見送りと、別の案内を受ける希望は別です。今後の情報提供を希望するかを確認し、希望しない場合は案内を続けません。すでに登録している講座も、本人の購読に関する意思に沿って扱います。
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